首次联系编辑时，您应尽力与他们建立良好的关系。最好的方法是在发布您的第一篇新闻稿之前，先发送一封精心撰写的介绍信（或电子邮件）。
即使您之前以其他身份参与过媒体关系，介绍信也有助于在您（以您新的公共关系角色）和编辑之间建立“新时代”的合作。毕竟，成功的公共和媒体关系计划完全是关于关系——成功的关系。
您的信件必须完成什么？仔细考虑您的目标，因为这封信可以为您的组织带来很多好处。
首先，联系到合适的编辑或记者至关重要。然后，您需要获得该编辑的帮助，以识别可能对接收和传播 Linux 新闻感兴趣的其他专业人士。这些专业人士包括自由撰稿人（他们进行推测性写作或受委托写作，然后将特定的故事出售给出版物）、相关领域的编辑（商业和专题编辑）、行业发言人等等。您的信件还需要清楚地说明为什么这位编辑可能对您组织的故事感兴趣，以及为什么他或她的受众会感兴趣。
介绍信的主要目的是打开沟通渠道，并让您自己或您指定的发言人可以联系到。务必提供您的全名和联系方式。最重要的是，不要忘记包含您的电子邮件和网站地址。 电子邮件是新闻界首选的沟通方式。让您的媒体联系人能够轻松地与您联系和沟通。这对于任何媒体和公共关系计划的成功都至关重要。
如果您的公共关系计划包含广播，则需要相应地调整术语。您将与新闻主管和制片人通信，而不是与编辑通信；您将提到听众、观众或受众，而不是读者。无论他们的职位描述是什么，请记住您是在与真人打交道。您的信件越有人情味，您就越有可能看到效果。
无论您的媒体关系计划的规模和范围如何，都要寻找机会直接联系至少一些对您的组织重要的编辑和记者。电话是任何公共关系计划中的强大盟友。电话联系建立人与人之间的联系，为您的公共关系工作增添可信度，并帮助您的联系人将姓名与您随后发送给他们的新闻稿联系起来。在电话上花几分钟时间，无论是作为新闻稿的序言还是后续行动，不仅可以引起人们对您组织的关注，还可以传达一种紧迫感和急迫感，这可能会为您获得对您故事的社论报道提供所需的优势。
当致电编辑时，务必立即表明您的身份和您的组织。接下来，询问编辑是否正在赶稿。如果他们的回答是“是”，请不要占用他们的时间，但表示您会在一两天后回电，然后这样做。编辑以其非凡的记忆力而闻名——他们永远不会忘记麻烦或礼貌。
如果编辑没有赶稿，那么请立即说明您打电话的原因，说类似这样的话
“您好，我是（姓名），来自（我的组织），我打电话是想通知您我们即将发布关于（新闻主题）的公告。我想让您知道，我现在或将来任何时候都可以为您提供任何其他信息或采访。请致电（电话号码）或发送电子邮件至（电子邮件地址）与我联系。”
看看上面的对话实现了什么。您已经表明了您自己和您的组织，简洁地陈述了您的业务，并提供了您作为联络人的服务。现在让编辑决定该怎么做。如果他们似乎想尽快挂断电话，请不要担心。他们可能有一些紧急的事情需要处理，或者有一个故事需要立即归档。您始终可以稍后回电或让编辑回复您的电话。仔细听取编辑关于在其他时间给他们打电话的建议。
虽然大多数编辑和记者都很忙，但他们很少粗鲁（事实上，恰恰相反），而且通常很合作。如果编辑问您为什么打电话，或者有其他问题，请做好回答的准备。与任何商业场合一样，始终做好功课。如有必要，写下潜在的问题和答案并事先排练。没有什么比与一位没有准备好回答基本问题的公共关系代表打交道更让一位忙碌的编辑或记者恼火的了。
如果您无法回答所有问题，请承诺找到答案并通过电子邮件发送信息。务必及时这样做。 编辑欣赏快速响应，并且会更加关注那些能够及时向他们提供所需信息的人。这是一个非常重要的考虑因素。
如果编辑给您“不，谢谢，不感兴趣”的回复——这在开始时可能会经常发生——您应该询问是否有其他工作人员对您的信息感兴趣。如果时间允许，并且编辑似乎愿意分享信息（仔细听他们的语气和电话礼仪），您也可以询问他们现在或将来是否有什么关于 Linux 的特别需求。毕竟，你们彼此浪费的时间越少，你们的关系就越富有成效。
一旦编辑了解您和您的组织，有时他们可能会直接与您联系。例如，您已定位的出版物可能偶尔会以 Linux 为社论重点。定期查看这些出版物的社论日历。期刊会在出版日期前两到三个月规划其发行，因此您需要提前主动推销（讲述）您组织的故事。社论日历通常在出版物的网站上提供。它们通常也可以从出版物的广告部门免费获得。如果一切都失败了，联系出版物的社论助理并提出礼貌的请求应该会产生积极的结果。
使用电话的另一个重要方法是找出您应该联系特定出版物的谁。接待员通常很合作，并且对此非常了解。在您获得所需答案之前，您可能最终会与许多不同的人交谈，但是当您将新闻传递给合适的人时，公共关系会更加有效。