贸易展览会的策划需要至少提前几个月开始。如果您希望在具有战略意义或有影响力的展会上占据重要地位，您应该计划设立展位，无论是独自设立还是与主要合作伙伴合作设立。展位空间有限，必须提前预订。通常需要支付费用，费用根据展位面积和展厅位置而有所不同。便携式展位的设计可能需要几个月的时间，因此请提前计划。
以下是一些技巧，可帮助您从参加贸易展览会中获得最大收益。
大型贸易展览会需要大量的提前准备工作，如果您没有做好准备，可能会造成后勤方面的噩梦。您必须制定周密的计划并认真监控您的进度。
仔细评估和选择贸易展览会。
参加展会可能需要大量的时间、金钱和资源投入。在评估展会的价值时要严格。与会者是否可能是您组织的潜在客户？接触数百名非常合格的目标客户胜过接触数千名不太可能对您的业务感兴趣的普通大众。
阅读展会手册。
在您做任何事情之前，请联系展会组织者以获取展会手册。您需要了解的关于展会的一切都应该在那里，包括拟议的或最终的日程安排、注册信息和表格、平面图、展品规格、潜在演讲者的邀请以及其他重要细节。
确定您的目标。
具体说明您希望通过参加展会实现的目标。您是想提高知名度，让大量可能对您的产品感兴趣的客户了解您，还是想了解竞争对手的情况？具体的目标对于确定贸易展览会对您组织的价值非常重要。
定义成功的衡量标准。
对于每个目标，确定一种衡量其成功的方法。尽可能具体地制定这些衡量标准。您可以计划发放 1000 份宣传册，获取至少 200 位潜在客户的联系信息，并邀请一位重要的编辑共进午餐。这些基准将帮助您决定展会是否值得花费。
将您的展会计划书面化。
该计划应包括可行的日程安排、全面的准备活动清单以及为每项任务分配的负责人。您不能碰运气，否则墨菲定律（凡是可能出错的事，就一定会出错）肯定会应验！
为您的展位展品制定一个关键信息。
就像好的广告一样，好的展品清楚地传达一个主要信息。这比杂乱无章的信息更能吸引潜在客户来到您的展位。
设计一个开放、引人入胜的展位。
开放式展位设计，没有桌子阻碍通道，会吸引与会者进入。您的徽标应该足够大，以便从远处看到。通过将宣传册展示架安装在墙壁上，最大限度地利用“走动”空间。使用有趣的图形来吸引人们的注意力。对于演示，笔记本电脑和纯平显示器可以节省空间。如果空间允许，提供舒适的椅子以鼓励潜在客户停留。便携式展位应该相对容易安装和拆卸。
宣传您参加展会。
在展会前的新闻稿和其他传播材料中使用诸如：“在 Linux 世界大会 1525 号展位与我们会面”之类的标语（即使这些新闻稿是关于不相关的事情）。撰写新闻稿宣布与展会相关的新闻。邀请编辑参观展位，或安排他们与您的发言人会面。
订购所有必要的用品，包括宣传册和赠品。
如果您的营销材料需要更新或重新设计，请尽早处理。您不希望冒着没有宣传册可供发放的风险。设计用于填写潜在客户信息的表格——清晰的表格消除了猜测。考虑使用赠品来吸引注意力并营造趣味感。这些不必很贵。印有您的网址和朗朗上口口号的笔可能非常有效。
为展位设计 PowerPoint 演示文稿和演示。
这些将吸引与会者来到您的展位，并帮助他们更多地了解您的业务。演示文稿将允许您一次性向许多潜在客户传达信息。
为您的展位工作人员创建独特的身份标识。
确定您工作人员的着装规范。配套的西装外套、T 恤，甚至胸花都将使您的代表易于识别。
在每次展会前培训您的展位工作人员。
这非常重要！您的工作人员需要知道对他们的期望是什么。他们需要了解所有应该强调的新计划和倡议。他们必须知道如何运行演示文稿和演示，并且他们应该知道一些基本的故障排除。没有什么比无法正常工作的演示文稿更不专业的了。
为您的工作人员制定轮班展位时间表。
您的工作人员需要休息时间来吃午餐和放松。如果他们不必整天呆在展位上，他们会更愉快。
提醒工作人员记录所有潜在客户信息。
鼓励您的工作人员记录他们可以了解到的关于潜在客户的需求以及 Linux 使用经验的所有信息。强调获取电话号码和电子邮件地址的重要性。（如上所述创建信息表格将使这项工作更容易。）
鼓励工作人员热情地问候人们并微笑！
态度一致的礼貌和乐于助人、对行业各个方面知识渊博且对请求做出响应的工作人员将给人留下非常好的印象。
立即发送索取的资料。
在 24 小时内发送索取的资料。快速响应是您第二次留下良好印象的机会。（您在展位上的表现是第一次。）
在信封上或电子邮件主题行中包含预告。
务必在信封外面或电子邮件主题行中提及您组织的名称和会议的名称，以便他们知道您的信不是垃圾邮件。
帮助您的潜在客户采取下一步行动。
确保您的资料包让潜在客户可以轻松做出回应，方法是包括您的网址和关于他们可用机会的信息。
跟踪您的潜在客户。
没有什么比潜在客户购买您的产品或媒体关注您的努力更能表明您的贸易展览会努力的成功了。记录通过贸易展览会了解您的产品的客户。使用这些结果来证明展会的投资回报率。
分析“经验教训”。
在每次展会后，评估哪些方面做得好，哪些方面做得不好。评价展会的各个方面，并征求其他人的意见。特别注意关于与潜在客户沟通的反馈。“经验教训”将有助于改进您未来展会中的工作。
接下来，我们将回顾我们在本公共关系指南中涵盖的主要主题。最后一章将作为公共关系主要要素的快速参考指南。使用本指南制定成功的公共关系活动。